ساختار درختی اطلاعات چیست؟

ساختار درختی (Tree Structure) یکی از شناخته شده ترین روش های سازمان دهی اطلاعات در علوم کامپیوتر و سیستم های اطلاعاتی است. در این مدل، اطلاعات به صورت سلسله مراتبی (Hierarchy) ذخیره می شوند؛ به گونه ای که هر گره (Node) می تواند دارای چندین زیرشاخه (Child Node) باشد و این روند بدون محدودیت تا هر تعداد سطح ادامه پیدا کند.

این مدل دقیقاً مشابه ساختار یک درخت است؛ از یک ریشه (Root) آغاز می شود و سپس شاخه ها و زیرشاخه ها شکل می گیرند. چنین ساختاری باعث می شود اطلاعات به صورت منظم، قابل فهم و توسعه پذیر سازمان دهی شوند.

در بسیاری از سیستم های نرم افزاری، ساختار درختی تنها برای دسته بندی پوشه ها یا فایل ها مورد استفاده قرار می گیرد؛ اما در همکار پروژه این مفهوم بسیار فراتر رفته و به عنوان یکی از اصول بنیادین طراحی سیستم مورد استفاده قرار گرفته است.

در مدل NPF ، تقریباً هر موجودیتی که قابلیت گروه بندی منطقی داشته باشد، می تواند دارای ساختار درختی نامحدود باشد.

چرا ساختار درختی در مدیریت پروژه اهمیت دارد؟

هر پروژه ساختمانی از صدها یا حتی هزاران فعالیت، هزینه، متریال، نیروی انسانی و مستند تشکیل شده است. اگر این اطلاعات بدون ساختار مناسب ثبت شوند، پس از مدت کوتاهی پیدا کردن اطلاعات موردنیاز دشوار خواهد شد.

ساختار درختی این امکان را فراهم می کند که اطلاعات دقیقاً مشابه نحوه تفکر مدیر پروژه سازمان دهی شوند. هر مدیر می تواند پروژه را از دیدگاه خود به بخش های کوچکتر تقسیم کند و سپس هر بخش را مجدداً به زیرمجموعه های جزئی تر تبدیل نماید.

مزیت مهم این روش آن است که هیچ محدودیتی در تعداد سطوح وجود ندارد و ساختار اطلاعات می تواند کاملاً مطابق واقعیت پروژه طراحی شود.

تفاوت ساختار درختی با دسته بندی های معمول

بسیاری از نرم افزارها تنها یک یا دو سطح برای گروه بندی اطلاعات در اختیار کاربران قرار می دهند؛ برای مثال:

            
                پروژه ├── مالی ├── متریال ├── اسناد └── نیروی انسانی
            
        

اگر پروژه بزرگ تر شود، این ساختار دیگر پاسخگوی نیاز مدیر پروژه نخواهد بود و کاربر مجبور می شود اطلاعات را به صورت غیرمنظم ثبت کند.

در مقابل، ساختار درختی نامحدود به کاربر اجازه می دهد هر موجودیت را تا هر تعداد سطح که نیاز دارد توسعه دهد.

            
                پروژه ├── بلوک A │ ├── ساختمان شماره 2 │ ├── طبقه سوم │ ├── واحد شمالی │ ├── آشپزخانه │ ├── دیوار شمالی │ └── پریز شماره 3
            
        

همان طور که مشاهده می شود، سیستم هیچ محدودیتی برای تعداد سطوح تعریف نمی کند و کاربر می تواند ساختار پروژه را دقیقاً مطابق واقعیت اجرایی مدل سازی کند.

ساختار درختی؛ یکی از اصول معماری همکار پروژه

در بسیاری از نرم افزارها، ساختار درختی تنها در یک یا دو بخش از سیستم وجود دارد؛ اما در همکار پروژه این مفهوم به عنوان یکی از اصول طراحی نرم افزار در بخش های مختلف پیاده سازی شده است.

این رویکرد باعث می شود تمامی اطلاعات پروژه از منطق مشترکی پیروی کنند و کاربران بدون نیاز به یادگیری روش های مختلف، بتوانند ساختار اطلاعات را در تمام قسمت های سیستم مدیریت کنند.

نمونه هایی از بخش هایی که از ساختار درختی استفاده می کنند

• پروژه و زیرقسمت های پروژه
• ساختار شکست کار (WBS)
• گروه های هزینه
• گروه های درآمد
• حساب های مالی و حساب های تفصیلی
• اسناد و پوشه های پروژه
• چک لیست های اجرایی
• مشخصه های فنی
• متریال و کالاها
• دسته بندی های متریال

استفاده از این معماری مشترک، یکی از مهم ترین دلایلی است که امکان تولید گزارش های ترکیبی و چندبعدی را در همکار پروژه فراهم می کند؛ قابلیتی که در ادامه مقاله به صورت کامل بررسی خواهیم کرد.

پیاده سازی ساختار درختی در بخش های مختلف همکار پروژه

یکی از تفاوت های اساسی همکار پروژه با بسیاری از نرم افزارهای مدیریت پروژه، این است که ساختار درختی تنها به یک بخش محدود نشده است. در مدل Naderi Project Framework (NPF) این معماری به عنوان یک اصل پایه در طراحی سیستم در نظر گرفته شده و در بخش های مختلف نرم افزار مورد استفاده قرار گرفته است.

این موضوع باعث می شود تمام اطلاعات پروژه، بدون توجه به نوع آن ها، از یک منطق مشترک پیروی کنند و کاربران بتوانند اطلاعات را دقیقاً مطابق ساختار واقعی پروژه خود سازمان دهی نمایند.

1- ساختار پروژه و زیرقسمت های پروژه

هر پروژه می تواند به هر تعداد زیرقسمت تقسیم شود و این تقسیم بندی هیچ محدودیتی از نظر تعداد سطوح ندارد.

            
                پروژه مسکونی ├── بلوک A │ ├── ساختمان شماره 2 │ ├── طبقه سوم │ ├── واحد شمالی │ ├── آشپزخانه │ └── دیوار شمالی
            
        

این ساختار باعث می شود اطلاعات هر فعالیت دقیقاً در محل واقعی خود ثبت شوند و گزارش ها نیز با همان ساختار پروژه قابل استخراج باشند.

2- ساختار شکست کار (WBS)

در همکار پروژه، مراحل اجرایی پروژه نیز دارای ساختار درختی نامحدود هستند. علاوه بر آن، سیستم امکان تعریف الگوهای آماده (Template) برای ساختار شکست کار را فراهم می کند.

            
                عملیات اجرایی ├── خاکبرداری ├── فونداسیون ├── اسکلت ├── سفت کاری │ ├── دیوارچینی │ ├── تاسیسات │ │ ├── مکانیکی │ │ └── الکتریکی │ └── گچ و خاک └── نازک کاری
            
        

هنگام ایجاد پروژه جدید، کاربر می تواند یکی از الگوهای آماده را انتخاب کند تا کل ساختار WBS به پروژه منتقل شود. سپس متناسب با شرایط پروژه، آن را ویرایش یا تکمیل نماید.

3- گروه های هزینه و درآمد

هزینه ها و درآمدهای پروژه نیز از ساختار درختی استفاده می کنند.

            
                نیروی انسانی ├── تمام وقت │ └── پاره وقت ├── استادکار │ ├── برقکار │ ├── لوله کش │ └── جوشکار └── کارگر ساده
            
        

این ساختار باعث می شود گزارش های مالی در هر سطحی قابل استخراج باشند؛ از کل هزینه نیروی انسانی گرفته تا هزینه استادکار برقکار در یک مرحله مشخص از پروژه.

4- حساب های مالی

حساب های مالی و حساب های تفصیلی نیز به صورت ساختار درختی طراحی شده اند.

            
                بانک ├── بانک ملت │ ├── حساب جاری │ └── حساب پس انداز │ └── بانک ملی ├── جاری └── کوتاه مدت
            
        

این مدل باعث می شود کاربران بتوانند گزارش های مالی را در سطوح مختلف دریافت کرده و گردش مالی هر گروه از حساب ها را تحلیل کنند.

5- اسناد و مدارک پروژه

مدیریت اسناد نیز از همین منطق پیروی می کند.

            
                مستندات فنی ├── نقشه ها │ ├── معماری │ ├── سازه │ ├── مکانیک │ └── برق │ └── صورتجلسات
            
        

در نتیجه کاربران بدون محدودیت می توانند ساختار پوشه های اختصاصی خود را ایجاد کرده و اسناد پروژه را به صورت منظم نگهداری کنند.

چرا متریال علاوه بر ساختار درختی، دسته بندی نیز دارد؟

یکی از ویژگی های منحصربه فرد همکار پروژه این است که متریال ها علاوه بر ساختار اصلی خود، می توانند در چندین دسته بندی مختلف نیز قرار بگیرند.

در نگاه اول ممکن است این سوال مطرح شود که اگر متریال دارای ساختار درختی است، چرا دسته بندی مجزا نیز برای آن در نظر گرفته شده است؟

پاسخ این است که ساختار اصلی متریال، ماهیت کالا را مشخص می کند؛ اما دسته بندی ها امکان تحلیل اطلاعات از دیدگاه های مختلف را فراهم می کنند.

            
                مصالح ساختمانی └── آهن آلات └── میلگرد └── میلگرد آجدار └── سایز 16
            
        

همین متریال می تواند همزمان در دسته های زیر نیز قرار گیرد:

• مصالح سازه
• مرحله سفت کاری
• مصالح مصرفی اسکلت
• مصالح فلزی

این قابلیت باعث می شود بدون تکرار اطلاعات، گزارش های مختلفی از زوایای متفاوت تولید شوند.

گزارش گیری چندبعدی با استفاده از ساختار درختی

ارزش واقعی ساختار درختی زمانی مشخص می شود که مدیر پروژه بخواهد اطلاعات را تحلیل کند.

فرض کنید مدیر پروژه قصد دارد بداند:

• کل هزینه نیروی انسانی پروژه چقدر بوده است؟
• چه مقدار از این هزینه مربوط به نیروهای پاره وقت است؟
• چه مقدار از هزینه نیروهای پاره وقت مربوط به استادکاران بوده است؟
• چه مقدار از هزینه استادکاران مربوط به برقکارها بوده است؟
• همین هزینه در مرحله سفت کاری → تاسیسات → برق چقدر بوده است؟

در بسیاری از نرم افزارها، تهیه چنین گزارشی نیازمند طراحی گزارش اختصاصی یا استخراج اطلاعات در نرم افزارهای جانبی است؛ اما در همکار پروژه، به دلیل ارتباط ساختارهای درختی موجودیت های مختلف، این گزارش ها تنها با چند انتخاب ساده قابل تولید هستند.

هدف ساختار درختی تنها دسته بندی اطلاعات نیست؛ بلکه ایجاد ارتباط میان داده ها برای تولید گزارش های تحلیلی و تصمیم سازی هوشمند است.

ارتباط ساختار درختی اطلاعات با مدل Naderi Project Framework (NPF)

در بسیاری از نرم افزارهای مدیریت پروژه، ساختارهای سلسله مراتبی تنها در بخش هایی مانند ساختار شکست کار (WBS) یا دسته بندی اسناد مورد استفاده قرار می گیرند. در حالی که در همکار پروژه ، این مفهوم به عنوان یکی از اصول طراحی سیستم در نظر گرفته شده و بخش مهمی از مدل Naderi Project Framework (NPF) را تشکیل می دهد.

در این مدل، هدف صرفاً ایجاد یک ساختار منظم برای نگهداری اطلاعات نیست؛ بلکه ایجاد بستری است که بتواند میان موجودیت های مختلف پروژه ارتباط منطقی برقرار کند و امکان تحلیل داده ها از زوایای مختلف را فراهم آورد.

به همین دلیل، ساختار درختی در همکار پروژه نه تنها برای سازمان دهی اطلاعات، بلکه برای افزایش قدرت گزارش گیری، تحلیل مدیریتی و تصمیم سازی مورد استفاده قرار گرفته است.

ارتباط میان موجودیت های مختلف پروژه

یکی از ویژگی های مهم مدل NPF این است که موجودیت های مختلف سیستم به صورت مستقل طراحی نشده اند؛ بلکه هر کدام می توانند با سایر بخش های پروژه ارتباط داشته باشند.

به عنوان مثال، یک تراکنش مالی می تواند همزمان به یک پروژه، یک مرحله اجرایی، یک گروه هزینه، یک متریال، یک پیمانکار و یک حساب مالی مرتبط باشد.

            
                پروژه │ ▼ مرحله اجرایی (WBS) │ ▼ گروه هزینه │ ▼ متریال │ ▼ انبار │ ▼ طرف حساب │ ▼ سند مالی
            
        

این ارتباطات باعث می شوند اطلاعات تنها در یک نقطه ثبت شوند اما بتوان از همان اطلاعات، گزارش های مدیریتی متنوعی تولید کرد.

یک مثال واقعی از تحلیل اطلاعات پروژه

فرض کنید مدیر پروژه قصد دارد هزینه اجرای سیم کشی برق یک ساختمان را بررسی کند.

در بسیاری از نرم افزارها لازم است اطلاعات مالی، اطلاعات انبار و اطلاعات مراحل اجرایی به صورت جداگانه استخراج و سپس در نرم افزارهایی مانند Excel ترکیب شوند.

اما در همکار پروژه، به دلیل ارتباط میان ساختارهای درختی موجودیت ها، کاربر می تواند تنها با انتخاب چند فیلتر، گزارشی مانند نمونه های زیر تهیه کند:

• هزینه مرحله سفت کاری → تاسیسات → برق → سیم کشی
• مقدار مصرف سیم و کابل → سیم افشان → سایز 1٫5
• هزینه پیمانکار برق در همین مرحله
• مقدار مصرف متریال به تفکیک هر طبقه ساختمان
• ارزش ریالی تجهیزات مصرف شده در هر بلوک پروژه
• مقایسه هزینه اجرای مراحل مشابه در پروژه های مختلف

هرچه ارتباط میان اطلاعات بیشتر باشد، کیفیت تحلیل های مدیریتی نیز افزایش پیدا می کند.

مزایای استفاده از ساختار درختی اطلاعات در پروژه های ساختمانی

نمونه واقعی استفاده از ساختار درختی در یک پروژه ساختمانی

برای درک بهتر مزایای ساختار درختی اطلاعات، فرض کنید یک پروژه ساختمانی چند بلوکی در حال اجرا است. مدیر پروژه تصمیم گرفته است تمامی اطلاعات پروژه را مطابق ساختار واقعی ساختمان در نرم افزار ثبت کند.

در این پروژه، ساختار زیر برای تعریف زیرقسمت های پروژه ایجاد شده است:

            
                پروژه مسکونی 120 واحدی │ ├── بلوک A │ ├── ساختمان شماره 1 │ │ ├── طبقه اول │ │ ├── طبقه دوم │ │ ├── طبقه سوم │ │ │ ├── واحد شمالی │ │ │ │ ├── پذیرایی │ │ │ │ ├── آشپزخانه │ │ │ │ │ ├── دیوار شمالی │ │ │ │ │ ├── دیوار جنوبی │ │ │ │ │ └── سقف │ │ │ │ └── سرویس بهداشتی │ │ │ └── واحد جنوبی │ │ └── طبقه چهارم │ └── ساختمان شماره 2 └── بلوک B
            
        

اکنون فرض کنید عملیات سیم کشی برق آشپزخانه واحد شمالی در طبقه سوم ساختمان شماره 1 انجام شده است. در همکار پروژه می توان اطلاعات مرتبط با این فعالیت را به همان محل از ساختار پروژه متصل کرد.

به عنوان نمونه، اطلاعات زیر می توانند به این بخش از پروژه مرتبط شوند:

• هزینه اجرای عملیات سیم کشی
• مصرف انواع سیم و کابل
• نام پیمانکار یا استادکار برق
• نیروی انسانی به کار گرفته شده
• تصاویر قبل و بعد از اجرا
• چک لیست کنترل کیفیت
• نقشه های اجرایی مربوط به همان قسمت
• اسناد مالی مرتبط با اجرای عملیات

در نتیجه، هر زمان که مدیر پروژه بخواهد اطلاعات مربوط به همین بخش از ساختمان را مشاهده کند، تمامی اطلاعات اجرایی، مالی و مستندات به صورت یکپارچه در اختیار او قرار خواهد گرفت.

در مدل NPF، هر بخش از پروژه به یک مرکز اطلاعاتی تبدیل می شود که تمام داده های مرتبط با آن در یک نقطه قابل دسترس است.

نمونه هایی از گزارش های قابل تولید با ساختار درختی

زمانی که اطلاعات پروژه بر اساس ساختار درختی ثبت شوند، مدیر پروژه می تواند گزارش هایی تولید کند که در بسیاری از سیستم های سنتی تهیه آن ها بسیار دشوار یا حتی غیرممکن است.

برخی از این گزارش ها عبارت اند از:

• هزینه اجرای مرحله سفت کاری → تاسیسات → برق → سیم کشی
• مقدار مصرف سیم افشان 1٫5 میلی متر در کل پروژه
• مقدار مصرف همان متریال در هر بلوک ساختمان
• هزینه نیروهای پاره وقت استادکار برق در طبقه سوم
• مقایسه هزینه اجرای تاسیسات الکتریکی بین دو بلوک پروژه
• بررسی ارزش ریالی متریال مصرف شده در هر مرحله اجرایی
• مقایسه مصرف مصالح سازه ای در پروژه های مختلف یک کارگروه
• تحلیل عملکرد پیمانکاران در مراحل مختلف پروژه

این نوع گزارش ها به مدیر پروژه کمک می کنند تا نقاط پرهزینه پروژه را شناسایی کرده، بهره وری تیم ها را ارزیابی کند و تصمیمات دقیق تری برای پروژه های آینده بگیرد.

ساختار درختی اطلاعات در همکار پروژه چه تفاوتی با نرم افزارهای رایج دارد؟

امروزه بسیاری از نرم افزارهای مدیریت پروژه، حسابداری یا انبارداری از نوعی ساختار سلسله مراتبی استفاده می کنند؛ اما در اغلب آن ها این قابلیت تنها به یک یا دو بخش از سیستم محدود می شود.

در مقابل، در همکار پروژه ساختار درختی به عنوان یکی از اصول معماری نرم افزار در بخش های مختلف سیستم پیاده سازی شده است. این رویکرد باعث ایجاد ارتباط میان اطلاعات و افزایش توان تحلیل داده ها می شود.

آنچه همکار پروژه را متمایز می کند، صرفاً وجود ساختارهای درختی نیست؛ بلکه ارتباط میان این ساختارهاست. زمانی که پروژه، مراحل اجرایی، متریال، هزینه ها، اسناد، حساب های مالی و سایر موجودیت ها همگی از یک منطق مشترک پیروی کنند، امکان تولید گزارش های تحلیلی بسیار دقیق تر فراهم می شود.

هدف از طراحی این معماری، افزایش کیفیت تصمیم گیری مدیران پروژه از طریق ایجاد ارتباط میان داده ها است، نه صرفاً دسته بندی اطلاعات.

جمع بندی

ساختار درختی اطلاعات یکی از موثرترین روش های سازمان دهی داده ها در سیستم های مدیریت پروژه محسوب می شود. این روش علاوه بر افزایش نظم اطلاعات، امکان تحلیل، گزارش گیری و کنترل پروژه را نیز به شکل قابل توجهی بهبود می بخشد.

در همکار پروژه ، ساختار درختی تنها یک قابلیت نرم افزاری نیست؛ بلکه بخشی از معماری سیستم و یکی از اصول مدل Naderi Project Framework (NPF) است. این رویکرد باعث شده اطلاعات پروژه، متریال، اسناد، هزینه ها، درآمدها، حساب های مالی، چک لیست ها و سایر موجودیت ها با منطق یکسان مدیریت شوند و امکان تحلیل اطلاعات از دیدگاه های مختلف فراهم شود.

نتیجه این معماری، دسترسی سریع تر به اطلاعات، گزارش های مدیریتی دقیق تر و تصمیم گیری آگاهانه تر برای مدیران پروژه، پیمانکاران و تیم های اجرایی است.

سوالات متداول